CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: QUALI DOCUMENTI CONSERVARE?

Hai già avuto modo di informarti sulla conservazione digitale dei documenti attraverso questa nostra guida?

Se l’hai letta, sicuramente sai che da gennaio 2022, sono entrate in vigore le nuove Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid), le quali stabiliscono degli obblighi ben precisi per tutte le aziende, del settore pubblico e privato, in ordine alla conservazione dei documenti.

Se non hai ancora avuto tempo di informarti

In estrema sintesi i nuovi obblighi previsti consistono:

1. Nell’introduzione di un Sistema di Conservazione
2. Nella redazione di un Manuale della Conservazione
3. Nella nomina e nella formazione del relativo Responsabile

Ma sai quali documenti è necessario conservare digitalmente?

Se non lo sai…

Le Linee Guida AgID non identificano esplicitamente i documenti che necessariamente devono essere conservati dalle società, rimettendo la loro individuazione all’art. 2214 del codice civile e alla normativa in materia fiscale e tributaria.

In ogni caso, la documentazione oggetto di tale obbligo è la seguente:

1. Fatture inerenti ad affari attivi/passivi (entrate e uscite);
2. Contratti inerenti ad affari attivi/passivi (entrate e uscite), ivi compresi i contratti con il personale dipendente;
3. Comunicazioni scritte/PEC relative ad affari attivi/passivi (entrate e uscite);
4. Scritture contabili

Va chiarito che i documenti a cui si riferiscono le Linee Guida AgID sono unicamente quelli digitali.

Quindi, per quanto riguarda i contratti, dovranno essere conservati nel sistema di conservazione solamente quelli informatici, ossia quei documenti scritti e siglati da tutte le parti con l’uso di tool informatici, come per esempio la firma digitale.

I contratti che vengono conclusi e sottoscritti in cartaceo non sono soggetti alle disposizioni precipue delle Linee Guida, pur potendo essere chiaramente digitalizzati (ossia scansionati) e conservati nei server della tua azienda.

Gli adempimenti però non finiscono qui…

è necessario che il Responsabile della Conservazione effettui dei controlli periodici sulla regolarità della conservazione.

Vuoi capire esattamente quali sono questi controlli?