{"id":6678,"date":"2022-03-27T20:15:41","date_gmt":"2022-03-27T20:15:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.domynoitalia.it\/?p=6678"},"modified":"2022-03-31T09:59:55","modified_gmt":"2022-03-31T09:59:55","slug":"conservazione-digitale-dei-documenti-sei-in-regola","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.domynoitalia.it\/index.php\/2022\/03\/27\/conservazione-digitale-dei-documenti-sei-in-regola\/","title":{"rendered":"CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: SEI IN REGOLA?"},"content":{"rendered":"\n

Imprenditore, siamo certi che hai gi\u00e0 un archivio aziendale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

S\u00ec, quell\u2019armadio in fondo a chiss\u00e0 quale stanza, di cui non sai praticamente nulla.<\/p>\n\n\n\n

No, no, no\u2026fermati! <\/strong>quello che stiamo per dirti dovrebbe interessarti!<\/p>\n\n\n\n

La legge in materia \u00e8 cambiata. <\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Ci sono nuovi obblighi, nuove responsabilit\u00e0, nuovi rischi, di cui non puoi non tenere conto!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Da gennaio 2022, sono infatti entrate in vigore le nuove Linee Guida dell\u2019Agenzia per l\u2019Italia Digitale<\/strong><\/a> (Agid), che stabiliscono degli obblighi ben precisi per tutte le aziende, del settore pubblico e privato, in ordine alla conservazione dei documenti.<\/p>\n\n\n\n

Sai cosa significa questo?<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Nuovi obblighi = nuove regole = nuove sanzioni in caso di mancato adeguamento!<\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Ma andiamo con ordine\u2026<\/p>\n\n\n\n

In questa guida, ti indicheremo esattamente cosa fare per essere in regola con la normativa sulla conservazione documentale.<\/strong><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

1<\/strong>. Nuove Linee Guida Agid per la conservazione digitale<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Ok, l\u2019archivio ce l\u2019hai gi\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

Ma come saprai, oggi la maggior parte dei documenti aziendali viene dematerializzata o direttamente prodotta in formato digitale. Per questo, l\u2019intera gestione documentale si \u00e8 spostata sul piano digitale.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Hai gi\u00e0 implementato e organizzato un archivio digitale, vero?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n
Non hai pensato ad un archivio digitale? Ok, hai bisogno di noi!<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Contattaci, non sei in regola!<\/span><\/a>\n\n\n\n

\n

Non sei in regola perch\u00e9 il Legislatore, con l\u2019emanazione del Codice per l\u2019Amministrazione Digitale (CAD), e l\u2019Agenzia per l\u2019Italia Digitale, con le Linee Guida di Dicembre 2015, avevano gi\u00e0 individuato delle regole per la corretta gestione del sistema informatico aziendale, ponendo particolare attenzione sull\u2019archiviazione, l\u2019accesso, la reperibilit\u00e0 e la sicurezza dei documenti ivi conservati. <\/p>\n\n\n\n

Ora con le nuove Linee Guida la disciplina \u00e8 anche pi\u00f9 severa.<\/p>\n\n\n\n

Quindi un sistema informatico aziendale, organizzato per la conservazione e l\u2019archiviazione dei documenti digitali, dovresti per legge gi\u00e0 averlo\u2026<\/p>\n\n\n\n

Se cos\u00ec non fosse, questo \u00e8 il momento perfetto per dotarti di tale sistema, chiaramente aggiornato secondo le Nuove Linee Guida AgID.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

\n\n\n\n

2<\/strong>. Andiamo al sodo: i tuoi nuovi obblighi<\/strong> <\/p>\n\n\n\n

Innanzitutto, lo sai cosa devi conservare?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Tutti i documenti di carattere fiscale. Parliamo quindi di fatture, contratti, registri contabili, PEC. Assieme a questi devi conservare anche i relativi metadati.<\/p>\n\n\n\n

Meta\u2026.che?<\/em> I metadati, ossia \u201ci dati dei dati\u201d. Le informazioni identificative del documento digitale, quali, ad esempio, data di chiusura, oggetto, soggetto produttore, destinatario, etc.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

Come conservare questi documenti?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Serve un apposito sistema digitale di conservazione, che rispetti i parametri indicati dalle Linee Guida, ossia il modello OAIS (Open Archival Information System), lo Standard ISO 14721, e lo Standard SInCRO.<\/p>\n\n\n\n

Ma chi si occupa di vigilare che tutto sia in regola?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Devi nominare un Responsabile della Conservazione.<\/strong> Un soggetto che concretamente, e non solo sulla carta, si prenda la responsabilit\u00e0 di monitorare le attivit\u00e0 di conservazione.<\/p>\n\n\n\n

Ma come si fa a controllare che la conservazione sia in regola?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Serve un Manuale di Conservazione!<\/strong> Una procedura che il Responsabile deve redigere e poi rispettare per svolgere le sue attivit\u00e0 di controllo.<\/p>\n\n\n\n

E\u2026se non faccio tutte queste attivit\u00e0?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Non chiederlo. Sai gi\u00e0 la risposta.<\/p>\n\n\n\n

Il mancato adeguamento alla normativa a cui si \u00e8 accennato pu\u00f2 comportare delle conseguenze, e dunque dei profili di responsabilit\u00e0, e dunque delle sanzioni<\/u><\/strong>, sia sul piano civile che penale.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

\n
Non rischiare. Implementa un buon sistema di conservazione digitale<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Contattaci!<\/span><\/a>\n\n\n\n

\n\n\n\n

3. Soluzioni per te<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\n

Lo sappiamo. Ti senti un po\u2019 spaesato\u2026 d\u2019altronde, tu sei un Imprenditore e queste sono attivit\u00e0 di cui si debbono occupare i tuoi consulenti legali e informatici di fiducia.<\/p>\n\n\n\n

Quindi, come prima cosa: contatta i tuoi consulenti e chiedi loro indicazioni su come procedere.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

\n
Se invece preferisci parlarne direttamente con noi di Domyno, puoi contattarci compilando il form al link qui sotto e saremo lieti di valutare assieme a te la soluzione migliore per la tua Azienda<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Contattaci!<\/span><\/a>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Imprenditore, siamo certi che hai gi\u00e0 un archivio aziendale. S\u00ec, quell\u2019armadio in fondo a chiss\u00e0 quale stanza, di cui non sai praticamente nulla. 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